Sivusto ei tue käyttämääsi selainta. Suosittelemme selaimen päivittämistä uudempaan versioon.

Kuvagalleria

Ohjetietopankki

 

Toimistoinformaation yhdenmukaistaminen

 

Toimisto- ja tuottavuusyhdistys on vuosien varrella vaikuttanut toiminnallaan merkittävästi asiakirjastandardien syntymiseen (Toimiston asiakirjat ja standardit 1976).

 

Digitaalisuus ja sähköinen viestintä ovat viime vuosina tehostaneet toimistotyötä huomattavasti. Olemmeko käyttäjinä päässeet vaikuttamaan kehitykseen riittävästi? Tärkeää olisi saada tieto helposti ymmärrettävässä ja käsiteltävässä muodossa. Onko näin tapahtunut? Parhaiten voimme vaikuttaa tähän yhteistyöllä. Tule osallistumaan toimintaamme ja hankkeisiimme ja liity mukaan toimistotyön kehittäjiin.

 

Ohjetietopankki

 

Ohjetietopankki on Internetissä toimiva verkkopalvelu, josta lomakkeita tarvitsevat sovelluskehittäjät saavat käyttöönsä valmiita lomakepohjia sekä niiden standardoidut asiakirjarakenteet ja ohjetiedot.

 

Ohjetietopankkia hoitaa ja ylläpitää Toimisto- ja tuottavuusyhdistys.

 

Ohjetietopankki on kaikkien käytettävissä Toimisto- ja tuottavuusyhdistyksen päättämää vuotuista jäsenmaksua vastaan. Lisäominaisuuksista ja palveluihin liittyvistä kuluista ja niiden kattamiseen liittyvistä maksuista päättää Toimisto- ja tuottavuusyhdistyksen hallitus.

 

Ohjetietopankin arvo ja hyödyt

 

Kaikki hallinnon ja liike-elämän prosessit ja niissä käytettävät sovellukset hyödyntävät runsaasti lomakkeita. Monilla lomakkeilla on lisäksi juridinen ulottuvuus (sopimuslomake), jolloin niiden on oltava kunnossa ja ohjetiedoiltaan ymmärrettäviä ja yksikäsitteisiä. Ohjetietopankki on ensimmäinen palvelu, joka standardoi lomakkeissa käytettävät ohjetiedot monikielisesti.

 

Lomakkeita käyttäville organisaatioille lomakkeiden kaikkinainen yhdenmukaistaminen helpottuu ratkaisevasti kun niissä tarvittavat ohjetiedot ovat vakiomuotoiset, samat ja helposti saatavilla yhdestä paikasta, joka huolehtii niiden standardoinnista. Ohjetietotermistön ollessa tuttu ja selkeä nopeutuu asiakirjan luettavuus ja käsittely. Sekava ja hidas asiakirjojen luettavuus, ymmärtäminen on asiakäsittelyn suurimpia kustannuksien aiheuttajia.

 

Ohjetietojen ollessa yksikäsitteiset ja lomakkeen täyttäjän omalla kielellä vähenevät virheet ja erilaiset selvittelyt ratkaisevasti. Monikielisten lomakkeiden rakentaminen ja käyttö helpottuu merkittävästi. Ohjetietopankista saa kielitarkistetut ohjetiedot useimmille liike-elämän ja hallinnon käyttämille kielille. Esimerkiksi maahanmuuttajien asiointia julkishallinnon kanssa tai vientikauppaa voidaan tehostaa ilman että sovelluksia tarvitsee kääntää useille eri kielille. Lisäksi uuden kielen tukeminen tapahtuu nopeasti.

 

Sovelluskehittäjien työ nopeutuu kun useimpia lomakkeita ei tarvitse enää suunnitella alusta alkaen vaan ohjetietopankista voidaan ottaa valmis mallilomake ja siitä lähinnä karsimalla muokata omaan tarpeeseen sopiva. Mallilomakkeet ovat asiakirjarakenteeltaan hyviä ja niiden ohjetiedot selkeitä ja yksikäsitteisiä. Tämä vähentää erilaisten huonojen käytäntöjen leviämistä sähköisissä lomakkeissa.

 

Ohjetietopankin tarjoamat tiedot sopivat monenlaisten lomaketoteutusten tekoon kattaen ainakin javascrip, html ja pdf-lomakkeet.

 

Oletko kiinnostunut tulemaan mukaan Ohjetietopankin kehittämiseen asiantuntijana? Ota yhteys Risto Lehtiseen, puh. 0400 400446 tai sähköpostilla risto.lehtinen (at) vidois.fi.